信息公告
實施數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略 推進檔案工作升級
發(fā)布時間：2023-12-21
近年來,廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案館以習近平總書記提出的檔案工作“三個走向”重要論述為遵循,以數(shù)字檔案館建設(shè)為契機,實施數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略,推進檔案工作轉(zhuǎn)型升級,取得顯著成效。2019年7月,區(qū)檔案館被認定為“國家級數(shù)字檔案館”。在此基礎(chǔ)上,區(qū)檔案館以檔案信息資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)存儲海量化、服務(wù)快捷智能化為目標,充分依托電子政務(wù)等平臺,不斷升級完善數(shù)字檔案館系統(tǒng),加速推進電子文件歸檔與單套制試點工作,創(chuàng)新探索檔案管理智慧化模式,全面提速檔案信息化建設(shè),助推全區(qū)檔案工作提檔升級。
夯實基礎(chǔ) 不斷豐富數(shù)字檔案資源
鹽田區(qū)檔案館堅持把數(shù)字檔案資源建設(shè)作為重點工作,按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求,不斷豐富館藏資源,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),建立涵蓋所有檔案信息的資源總庫,為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
為實現(xiàn)存量數(shù)字化,根據(jù)館藏檔案重要程度和利用率,區(qū)檔案館分步驟有計劃地開展館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作,檔案數(shù)字化過程嚴格按照有關(guān)要求,做好檔案交接、整理、掃描,數(shù)據(jù)校對、掛接、質(zhì)檢以及數(shù)字化設(shè)備安全檢查等環(huán)節(jié)。同時,依照有關(guān)規(guī)范和標準,對館藏檔案條目信息進行核查,消除著錄不準確等情況,進一步確保館藏檔案數(shù)據(jù)準確、規(guī)范、完整。截至2022年底,區(qū)檔案館館藏各類檔案約38萬件8.6萬卷,館藏檔案目錄數(shù)字化率達100%,全文數(shù)字化率達92%。
為實現(xiàn)增量電子化,區(qū)檔案館根據(jù)《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》《電子檔案移交與接收辦法》等相關(guān)標準和規(guī)定,與區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局等相關(guān)部門積極協(xié)作,實現(xiàn)數(shù)字檔案館系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接,開展電子文件在線歸檔和電子檔案移交接收工作。數(shù)字檔案館系統(tǒng)可接收文書、照片、音頻、視頻等多種類型檔案,現(xiàn)已接收50余家立檔單位的電子文件6萬余件。
數(shù)字賦能 傾心打造特色數(shù)字檔案館
鹽田區(qū)數(shù)字檔案館以“三網(wǎng)四庫”為基本架構(gòu)。其中,“三網(wǎng)”是指在局域網(wǎng)搭載“鹽田區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)”,實現(xiàn)館藏檔案數(shù)據(jù)的安全保存、妥善管理和有效利用;在政務(wù)網(wǎng)搭載“鹽田區(qū)檔案信息綜合管理平臺”,實現(xiàn)電子文件有效歸檔和移交;在因特網(wǎng)運行“鹽田檔案與史志信息網(wǎng)”,作為對外展示宣傳、交流互動和資源共享利用的重要平臺?！八膸臁卑ㄊ占瘞臁⒐芾韼?、長期保存庫和利用庫,“四庫”相互支撐,構(gòu)建起檔案資源管理體系和信息安全保障體系。
一是打造基于國產(chǎn)化環(huán)境下的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。鹽田區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)于2022年完成全部軟硬件的適配改造,使用一系列國產(chǎn)正版軟硬件設(shè)施設(shè)備。二是檔案庫房和檔案實體智能化管理。區(qū)檔案館建設(shè)智慧檔案庫房管理系統(tǒng),整合集成庫房智能密集架、恒溫恒濕空調(diào)、庫房門禁、視頻監(jiān)控等設(shè)備,通過實體檔案管理模塊,實現(xiàn)設(shè)備間的數(shù)據(jù)共享與智能聯(lián)動,全方位保障檔案庫房和檔案實體的安全。智慧檔案庫房管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)形成無縫對接及數(shù)據(jù)同步,實現(xiàn)館藏數(shù)字檔案全流程管理。三是大OA環(huán)境下的文檔一體化、館室一體化。鹽田區(qū)直各機關(guān)單位均統(tǒng)一使用OA系統(tǒng),為全區(qū)“文檔一體化、館室一體化”發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)部署立檔單位數(shù)字檔案室,面向全區(qū)各單位推廣使用。現(xiàn)已有60余家區(qū)屬單位檔案室納入鹽田區(qū)數(shù)字檔案館平臺統(tǒng)一管理,實現(xiàn)區(qū)直機關(guān)單位和街道辦事處全覆蓋。下一步,區(qū)檔案館將以部分社區(qū)為應用試點,進一步向基層延伸覆蓋,形成“區(qū)—街道—社區(qū)”檔案網(wǎng)絡(luò)體系。四是電子文件“生命周期”全過程記錄。鹽田區(qū)數(shù)字檔案館實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的無縫對接,保障電子文件的完整性,避免了電子文件在不同系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)換可能出現(xiàn)的元數(shù)據(jù)被修改或缺失問題;通過無遺漏接收電子文件流轉(zhuǎn)的簽發(fā)、修改、審閱、處理等過程性信息,實現(xiàn)電子文件流轉(zhuǎn)軌跡完整可追溯,保障了電子文件的原始性;通過標準封裝等技術(shù),保障了電子文件的真實性和可用性。五是電子公文單套制歸檔管理探索。區(qū)檔案館結(jié)合鹽田實際情況,切實推進來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套歸檔。以數(shù)碼照片和部分保管期限為10年的文書檔案為試點,積極探索一套符合鹽田實際的電子文件單套歸檔和管理流程。2019年,區(qū)檔案館以電子照片歸檔為切入點,升級建設(shè)照片檔案管理子系統(tǒng),現(xiàn)已有51家立檔單位實行電子照片“單套制”歸檔管理。2021年,區(qū)檔案館試行電子文件“單套制”歸檔管理,對保管期限為10年及以下、可通過系統(tǒng)檢測的電子文件,直接在線歸檔至檔案管理系統(tǒng),無需打印相應的紙質(zhì)版文件歸檔。
主動作為 著力提高數(shù)字檔案資源開發(fā)利用水平
鹽田區(qū)檔案館踐行以人民為中心的發(fā)展思想,優(yōu)化檔案利用流程,提升檔案服務(wù)質(zhì)量與水平,充分發(fā)揮檔案工作存史資政育人作用。
在服務(wù)方式多樣化方面,區(qū)檔案館在展覽廳、查閱大廳等服務(wù)場所為群眾提供自助式閱覽、多媒體展示及授權(quán)查檔等多種現(xiàn)場查檔方式,并提供“鹽田檔案與史志信息網(wǎng)”“深圳檔案”微信公眾號等預約查檔服務(wù),形成全方位的檔案服務(wù)體系。在資源共享化方面,區(qū)檔案館及時開展檔案開放鑒定工作,分期公布開放檔案。有效開發(fā)檔案資源,編撰《鹽田口述史》《鹽田黨史大事記》等,開展“檔案——我們共同的記憶”“黨史百年 鹽田印記——鹽田區(qū)紅色記憶圖片展”等主題宣傳展,開辟“回望鹽田歷史圖片展”等網(wǎng)上專題檔案展,提升檔案資源利用率,實現(xiàn)檔案信息資源共享。在利用可控化方面,檔案查閱借助身份證信息讀取設(shè)備,可自動登記查閱人身份信息及操作內(nèi)容,保障檔案利用的可追溯性。如需查閱特殊檔案,則由區(qū)檔案館工作人員明確查閱數(shù)據(jù)的范圍和內(nèi)容,提請區(qū)檔案館負責人審核和授權(quán)后方可查閱利用。審核和操作過程全部存入日志備查,確保數(shù)字檔案信息的可控和安全。
新時代新征程,鹽田區(qū)檔案館將深入學習貫徹習近平總書記對檔案工作重要批示精神,牢牢把握深圳“雙區(qū)建設(shè)”和綜合改革試點重大歷史機遇,堅持問題導向,找差距、補短板,提高自身軟硬件實力,持續(xù)推進“數(shù)字轉(zhuǎn)型”和“服務(wù)轉(zhuǎn)型”,為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻智慧和力量。
原載于《中國檔案報》2023年7月10日 總第4007期 第四版