信息公告
關(guān)于2015年度檔案年末立卷工作檢查情況的通報
發(fā)布時間：2016-05-19
各街道辦事處、中英街管理局，區(qū)直各單位，區(qū)法院、檢察院，區(qū)屬各企事業(yè)單位：
為進一步加強我區(qū)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案工作，督促各單位做好文件材料的年度歸檔和科學(xué)管理，區(qū)檔案局于5月2日至5月20日開展了全區(qū)檔案工作年度檢查。此次檢查采取兩種檢查方式：一是區(qū)檔案局組織檢查組對區(qū)直機關(guān)單位、機關(guān)下屬單位進行全面檢查；二是街道辦組織檢查組對下屬文化站、工作站及居委會進行檢查。
檢查組對53個受檢單位檔案工作中的行政管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開發(fā)利用和檔案管理自動化四個項目進行全面考核檢查,共檢查文書檔案永久7752件、30年2523件、10年9087件，實物檔案58件，照片檔案1410件，基建檔案178卷，會計檔案 961卷，專門檔案384卷。四個街道辦、中英街管理局對下屬39個社區(qū)工作站、居委會的檔案工作進行檢查，共計文書檔案永久819件、30年1997件、10年283件，實物檔案117件，照片檔案2233件，會計檔案 100卷，專門檔案379卷?，F(xiàn)將檢查情況通報如下：
一、各單位分管領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案年末立卷整理工作均能按時完成
從此次檢查情況來看，絕大部分單位2015年檔案歸檔工作均能按照區(qū)檔案局要求于4月前完成，檔案整理規(guī)范，整體保持較高水平。
大部分單位的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，對本單位的檔案工作給予了大力支持。如沙頭角街道辦、海山街道辦、鹽田街道辦、梅沙街道辦、區(qū)人大辦、區(qū)政協(xié)辦、區(qū)紀委、區(qū)委組織部、區(qū)委統(tǒng)戰(zhàn)部、區(qū)政法委、區(qū)社工委、區(qū)信訪局、區(qū)委黨校、區(qū)總工會、團區(qū)委、區(qū)經(jīng)促局、區(qū)教育局、區(qū)民政局、區(qū)財政局、區(qū)人力局、區(qū)住建局、區(qū)衛(wèi)計局、區(qū)城管局、區(qū)機關(guān)事務(wù)局、區(qū)工務(wù)局、區(qū)采購中心、區(qū)物管中心、區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所等單位工作完成情況較好。沙頭角街道辦、海山街道辦、鹽田街道辦、梅沙街道辦四個街道領(lǐng)導(dǎo)不僅積極支持和過問本單位檔案工作，并為街道辦檔案工作配備了素質(zhì)好、責(zé)任心強的檔案工作人員，在做好自身檔案工作的同時，及時對下屬單位檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
二、各單位檔案工作人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)較高
大部分單位檔案人員工作責(zé)任心強，在身兼數(shù)職的情況下，認真收集和整理本單位各類材料，及時完成了2015年度檔案年末立卷工作。如沙頭角街道辦潘慧琦、海山街道辦許藝煊、鹽田街道辦周龍、區(qū)教育局邱學(xué)軍、區(qū)勞動就業(yè)管理辦公室羅蘋等同志，他們對本單位各類載體文件材料的收集、鑒定、劃期、整理和文件匯編等工作質(zhì)量嚴格把關(guān)，檔案整理一直保持較高水平。
大部分單位將涉密檔案按檔案局要求整理歸檔、保管，并在各自單位的涉密計算機上進行涉密檔案的錄入工作，切實加強涉密檔案管理，確保了國家秘密文件資料安全。
三、存在的主要問題
檢查中發(fā)現(xiàn)各單位檔案管理工作中存在的主要問題有：
?。ㄒ唬┦苻k公條件所限，部分單位檔案存放檔案條件較差，未采取防蟲防潮措施，部分檔案庫房未達到溫濕度標準，存在檔案蟲變、霉變的隱患。
?。ǘ┌凑諊覚n案局關(guān)于電子檔案歸檔采用“雙軌制”的規(guī)定，電子檔案歸檔時必須將一份紙質(zhì)檔案同時歸檔。由于電子流轉(zhuǎn)的限制，一些單位文件通過OA辦文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后，由系統(tǒng)自行生成的文件處理表上無最終簽發(fā)人的親筆簽名或印章，不符合檔案歸檔要求。
?。ㄈ﹤€別單位的檔案材料收集不夠齊全、劃期不夠準確。如將本單位業(yè)務(wù)工作中形成的文件和材料劃為10年保存，而上級部門的與本單位無關(guān)的文件和材料則劃為永久保存；對本單位非文件性質(zhì)的材料收集不全，如會議、活動方案、紀錄、專項工作情況匯報等，本該集中歸檔保存的各項工作的材料仍然存放在各個科室，甚至在個人手中。
?。ㄋ模┨厥廨d體檔案歸檔不夠規(guī)范。照片檔案收集不全、對照片的事由、地點、人物描述不清、說明不完整，其中收集不全的問題比較突出，如：領(lǐng)導(dǎo)任免類照片未及時更新，缺少與本單位有關(guān)的重要政務(wù)活動類照片。
（五）劃分歸檔范圍和保管期限不夠準確。有些單位對《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的理解把握不夠準確，貫徹落實還不夠徹底，如將本單位業(yè)務(wù)工作中的形成的文件和材料錯誤劃為短期保存；如未將文件處理表、文件定稿（底稿）、附件等作有效的收集歸檔。
?。n案條目著錄不夠準確。一些單位在對會議紀要類型、審批類型、批示與復(fù)函類型文件的著錄題名過于簡單，難以反映與本單位相關(guān)具體情況，不便于以后的查找利用。
以上情況，在一定程度上影響了檔案基礎(chǔ)資源建設(shè)，給檔案的利用帶來不便利。
在檢查中，對存在以上問題的單位，檢查組已當面提出，并限期改正。希望各單位一如既往的貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，增強檔案管理工作力度。檔案工作人員切實提高檔案工作意識，繼續(xù)加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，認真總結(jié)檔案工作經(jīng)驗，共同推動我區(qū)檔案工作的進一步發(fā)展。
鹽田區(qū)檔案局（館）
2016年5月19日