信息公告
關于對區(qū)屬單位2008年度檔案年末立卷工作檢查情況的通報
發(fā)布時間：2009-05-17
各街道辦事處，區(qū)直各單位，區(qū)屬各企事業(yè)單位：
為進一步加強全區(qū)檔案基礎業(yè)務建設，不斷提高區(qū)屬單位檔案工作制度化、規(guī)范化管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)的規(guī)定及《關于對區(qū)屬單位文件材料歸檔情況進行檢查的通知》（深鹽檔字[2009]1號）的要求，我局于2009年4月20日-5月6日，對區(qū)屬單位檔案年末立卷工作進行了檢查。
考核檢查工作分四階段進行：一是在政務內(nèi)網(wǎng)中對45個使用區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)的區(qū)直單位的情況進行檢查。重點檢查了各單位檔案數(shù)據(jù)錄入情況、檔案收集齊全完整程度、檔案分類劃期情況等項目；二是對各街道辦事處、及其下屬文化站、圖書館的檔案年末立卷工作進行全面檢查，并對社區(qū)工作站、居委會檔案進行了隨機抽查；三是對區(qū)委宣傳部、區(qū)衛(wèi)生局下屬單位的檔案工作進行抽查；四是抽查了部分區(qū)直機關單位的檔案案卷整理質(zhì)量、檔案保存情況，并根據(jù)區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見。
檢查組對93個受檢單位的文書、實物、照片、會計、審計等各門類的檔案整理歸檔工作進行了考核評分，共檢查文書檔案永久8208件，30年3554件，10年12221件；實物檔案122件；照片檔案2563件；基建檔案356卷；會計檔案4210卷；審計檔案752件，考核了各單位檔案規(guī)范管理，安全存放等幾個方面情況。綜合被檢查的93個單位具體情況，有79個單位被評為優(yōu)秀，優(yōu)秀率為85%，有13個單位被評為合格，有1個單位未完成，區(qū)人民醫(yī)院今年有達標任務，不參加評比?，F(xiàn)將檢查情況通報如下：
一、各單位領導重視，檔案年末立卷整理工作均能按時完成。
從檢查的情況來看，今年的全區(qū)檔案年末立卷整理工作整體水平又有較大提高，優(yōu)秀率達到了85％。由此可見，各單位的領導對檔案工作都很重視，對本單位的檔案工作都給予了大力支持。如沙頭角街道辦、海山街道辦、區(qū)紀委、區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)人大辦、財政局、人力局、審計局、教育局、衛(wèi)生局、城管局、農(nóng)林水務局、機關事務局、婦聯(lián)、采購中心、財務中心等單位的領導，多年來一直把檔案管理作為機關重要的基礎業(yè)務工作來抓，認真落實了檔案管理責任制，抓好制度建設，注重檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，在人力、物力上給予較大的支持，使本單位檔案工作已形成規(guī)范化、制度化管理模式。沙頭角、海山街道辦領導抓好本單位的檔案管理工作的同時，積極支持下屬基層單位檔案工作，鼓勵督促并重，使本系統(tǒng)所有單位的檔案管理工作成績得到鞏固和發(fā)展。
二、檔案人員鉆研業(yè)務，檔案工作質(zhì)量明顯提高。
從這次檢查的情況看，大多數(shù)單位的檔案人員工作責任心強，在身兼數(shù)職的情況下，認真收集和整理本單位各類材料，加班加點、兢兢業(yè)業(yè)的完成2008年度檔案年末立卷工作。對檔案工作認真負責，在檔案業(yè)務上做到虛心好學，使本單位各類載體文件材料的收集、鑒定、劃期、整理和文件匯編等整體質(zhì)量，一直保持較高水平。如沙頭角街道辦廖國強、海山街道辦羅慧晶、區(qū)委宣傳部張曉琳、區(qū)委政法委徐慧、審計局秦麗芳、教育局邱學軍、衛(wèi)生局李創(chuàng)、城管局劉巧燕、人力局梁曼詠、財務結(jié)算中心呂雪婷、采購中心黃英、區(qū)防洪排澇管理所李海燕等。此外，審計局的審計檔案、區(qū)財務中心的財務檔案、婚姻登記處的婚姻檔案、公證處的公證檔案等專業(yè)性較強的檔案整理也更加規(guī)范有序。全區(qū)大部分單位檔案人員能夠熟練運用區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)進行文件歸檔處理和檔案的整理、檢索等，在使用電子檔案管理系統(tǒng)過程中積累了經(jīng)驗，也為區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化、更新提供了很多意見和建議。
三、這次檢查存在的主要問題。
一是個別單位領導不重視檔案工作，使本單位或下屬單位的檔案管理工作的各項規(guī)章制度未能貫徹落實，沒有按時完成檔案年末立卷整理工作；
二是個別單位檔案人員責任心不強，怕苦怕累，不愿意做默默無聞的檔案整理工作，大量在平時工作中就能完成的工作，放在檢查的前幾天突擊進行，敷衍了事，使檔案立卷質(zhì)量較差；
三是2008年是OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)無縫連接后正式使用第一年，按照國家關于電子檔案歸檔采用“雙軌制”的規(guī)定，電子檔案歸檔時必須將一份紙質(zhì)檔案同時歸檔保存。在檢查過程中，有個別單位在電子文件的紙質(zhì)保存件里，沒有文件簽發(fā)人簽章，不符合檔案歸檔要求。
四是個別單位的檔案材料收集不齊全、劃期不準確。主要表現(xiàn)在：將本單位業(yè)務工作中形成的文件和材料錯誤的劃為短期保存，而上級部門的與本單位無關的文件和材料則劃為永久保存，對本單位非文件性質(zhì)的材料收集不全，本該集中歸檔保存的各項工作的材料仍然存放在各個科室，甚至在個人手中；
五是一些單位對重要會議、重要工作活動及本單位領導任免等照片檔案均沒收集或收集不完整，缺少榮譽檔案照片，照片檔案整理不規(guī)范；
在檢查中，對存在以上這些問題的單位，檢查組已明確提出，并限期改正。望有關單位領導要引起重視，并采取切實措施加以改進。
希望全區(qū)各單位在今后的檔案工作中能繼續(xù)堅持貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，進一步增強對本單位檔案管理工作的力度，檔案工作人員繼續(xù)加強檔案業(yè)務學習，提高業(yè)務水平，把我區(qū)檔案工作提高到新的水平。
鹽田區(qū)檔案局（館）
二○○九年五月十六日